POSTEINGÄNGE EFFIZIENT DIGITALISIEREN
In einer Welt, in der Geschwindigkeit, Transparenz und ortsunabhängiger Zugriff über den Geschäftserfolg entscheiden, ist die Digitalisierung von Posteingängen kein optionaler Schritt mehr, sondern eine strategische Notwendigkeit. Unternehmen, Verwaltungen und Organisationen sehen sich täglich mit einer grossen Menge an Eingangspost konfrontiert – mit Briefen, Rechnungen, Verträgen, Bestellungen, E-Mails und mehr.
Warum digitale Postverarbeitung heute unverzichtbar ist
Ein digitaler Posteingang bildet die Grundlage für automatisierte Workflows, reduziert den Verwaltungsaufwand, erhöht die Nachvollziehbarkeit und ermöglicht einen reibungslosen Informationsfluss – unabhängig davon, ob Ihre Mitarbeitenden im Büro oder im Homeoffice arbeiten. Die Digitalisierung Ihrer Posteingänge ist somit ein zentraler Bestandteil moderner Geschäftsprozesse.
100%
Digitale Verfügbarkeit
Alle Dokumente jederzeit und überall abrufbar
7
Eingangskanäle
Briefe, E-Mail, ePost, Portale, eCH und mehr
5
Prozessschritte
Von der Erfassung bis zur revisionssicheren Archivierung
Der digitale Posteingang: Mehr als Post einscannen
Die Digitalisierung von Posteingängen umfasst weit mehr als das einfache Scannen von Papierdokumenten. Es geht um die vollständige Transformation Ihrer Eingangspost – von der physischen Zustellung über die digitale Verarbeitung bis hin zur Integration in bestehende Systeme und Workflows. Ziel ist es, alle eingehenden Informationen, unabhängig vom Medium, zentral zu verarbeiten. Anhand klar definierten Prozessen werden von DuMo vollständige Verarbeitungen geleistet und für den Kunden protokolliert.
Ein digitaler Posteingang vereint sämtliche Eingangskanäle wie klassische Briefpost, E-Mails, Plattformen, ePost und mehr. Durch eine intelligente Einordnung, die automatische Verteilung und eine nahtlose Integration in Ihr Dokumentenmanagementsystem (DMS) wird aus einem analogen Prozess ein effizienter, digitaler Workflow. Wir sind Ihr BPO Partner, damit Sie sich auf das Kerngeschäft fokussieren können.
Was wird digitalisiert?
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Briefe und klassische Briefpost aus dem physischen Briefkasten
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E-Mails und deren Anhänge aus dem digitalen Posteingang
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Rechnungen, Abkommen, Bestellungen und geschäftsrelevante Dokumente
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Formulare, Anträge und interne Mitteilungen
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Digitale Post über Plattformen, Web-Portale, ePost-Dienste und Behördenschnittstellen.
Der Ablauf: Der Weg zum digitalen Postfach
Ein strukturierter und transparenter Prozess ist entscheidend für den Erfolg der Digitalisierung Ihrer Eingangspost. Die Umstellung auf einen digitalen Posteingang erfolgt in mehreren klar definierten Schritten, die individuell an Ihre Bedürfnisse angepasst werden können.
1
Empfang der Post
Die physische Post wird geöffnet, sortiert und mit professionellen Scannern digitalisiert. Moderne OCR-Technologie macht Texte maschinenlesbar.
2
Klassifizierung und Indexierung
Die digitalisierten Dokumente werden automatisch erkannt, kategorisiert und mit Metadaten versehen – für eindeutige Zuordnung und gezielte Weiterverarbeitung.
3
Verteilung und Zustellung
Über definierte Regeln und Workflows wird die Eingangspost an die zuständigen Mitarbeitenden oder Abteilungen weitergeleitet – schnell, zuverlässig und nachvollziehbar.
4
Integration in Arbeitsabläufe
Die digitalisierten Dokumente werden in bestehende Systeme wie ERP, CRM oder DMS eingebunden. Prozesse wie Rechnungsverarbeitung, Vertragsprüfung und weitere Abläufe können dadurch effizient automatisiert werden.
5
Archivierung und Zugriff
Alle Dokumente werden revisionssicher archiviert und stehen jederzeit digital zur Verfügung – unabhängig vom Standort der Mitarbeitenden.
Wir wissen, wie mit Originalakten umzugehen ist, und stellen sicher, dass physisch heikle Dokumente aus der Post bei Bedarf den Weg sicher zu Ihnen zurückfinden.
Warum digitale Postverarbeitung heute unverzichtbar ist
Die Umstellung auf einen digitalen Posteingang bringt zahlreiche Vorteile mit sich – sowohl organisatorisch als auch wirtschaftlich. Unternehmen und Organisationen profitieren von mehr Effizienz, geringeren Kosten und einer höheren Transparenz in der Bearbeitung ihres Posteingangs.
Kostenersparnis
Reduzierte manuelle Bearbeitung, geringerer Papierverbrauch und optimierte Prozesse
Transparenz & Skalierbarkeit
Überblick über jede Sendung und skalierbar für Unternehmen jeder Grösse
Sicherheit
Zentrale Archivierung, Zugriffskontrollen und nachvollziehbare Prozesse
Effizienzsteigerung
Automatisierte Abläufe, schnellere Verarbeitung und weniger Medienbrüche
Fehlerreduktion
Strukturierte Klassifizierung und digitale
Workflows minimieren Fehler
Flexibilität
Für Mitarbeitende im Homeoffice oder an
verteilten Standorten
Digitale Infrastruktur – die Technik hinter smarten Prozessen
Ein leistungsfähiger digitaler Posteingang basiert auf moderner Technologie und nahtloser Integration in Ihre bestehende IT-Landschaft. Dabei ist es entscheidend, dass die Lösung flexibel, skalierbar und zukunftssicher ist.
Hochleistungsscanner & OCR
Professionelle Scanner und OCR-Technologie zur Zeichenerkennung machen Papierdokumente vollständig maschinenlesbar.
DMS-, ERP- & CRM-Schnittstellen
Nahtlose Anbindung an bestehende Dokumentenmanagementsysteme, ERP- und CRM-Lösungen ohne Medienbrüche.
Automatisierte Klassifizierung
Intelligente Klassifizierungs- und Indexierungssysteme ordnen Dokumente automatisch zu und versehen sie mit Metadaten.
Vollständige Prozessauslagerung
Wir übernehmen ihre standartisierten Prozesse im Inputmanagement vollständing (BPO) und stellen Ihnen ein transparentes Reporting zur Verfügung.
Diese technische Basis ermöglicht es, Ihren Posteingang effizient, sicher und nachvollziehbar zu
verarbeiten, unabhängig von Medium, Format oder Eingangskanal.
Für wen eignet sich die Digitalisierung des Posteingangs?
Einen Posteingang zu digitalisieren ist heutzutage branchenübergreifend relevant und bietet für unterschiedlichste Organisationen einen klaren Mehrwert. Besonders profitieren:
Unternehmen mit hohem Postaufkommen
Komplexe Abläufe und grosse Dokumentenmengen effizient verwalten
Dezentrale Organisationen
Mehrere Standorte oder verteilte Teams zentral koordinieren
Verwaltungen & Behörden
Hoher Dokumentationsbedarf und gesetzliche Anforderungen erfüllen
Dienstleister mit sensiblen Daten
Höchste Anforderungen an Datenschutz und Vertraulichkeit
Ein digitaler Posteingang lässt sich individuell anpassen und skalieren, bei einem Ein -Personen -Unternehmen, einem mittelständischen Betrieb oder einem Grosskonzern, um Mitarbeiter zu entlasten und Geschäftsabläufe effizienter zu gestalten.
Unsere Services bei DuMo – Teil Ihrer Kommunikationsstrategie
Bei unseren Services geht es um weit mehr als nur das Einscannen von Dokumenten. Die Leistungen umfassen ein breites Spektrum an Dienstleistungen, die auf Ihre spezifischen Bedürfnisse abgestimmt werden können:
Korrespondenz digitalisieren
Briefpost, Dokumente und Formulare vollständig erfassen und verarbeiten
E-Mail-Integration
Verarbeitung und Integration von E-Mails und elektronischer Korrespondenz
Automatische Einordnung
Indexierung und regelbasierte Weiterverteilung an zuständige Stellen
Systemintegration
Anbindung an bestehende DMS-, ERP- oder CRM-Systeme ohne Medienbrüche
Revisionssichere Archivierung
Strukturierter Zugriff und gesetzeskonforme Aufbewahrung aller Dokumente
Beratung & Umsetzung
Prozessanalyse, Workflow-Optimierung, Projektplanung und technische Umsetzung
Der digitale Posteingang als Basis moderner Geschäftsprozesse
Posteingänge an einer zentralen Stelle zu digitalisieren ist eine Notwendigkeit für einen effizienten Arbeitsalltag moderner Unternehmen. Dabei geht es nicht nur um Briefe, sondern die Gesamtheit der Kommunikation, die dank moderner Automatisierung Mitarbeiter entlastet, Ressourcen schont und Möglichkeiten für effiziente Prozesse und eine flexible Arbeitsorganisation bietet. Mit DuMo als Partner gelingt der Schritt vom klassischen Briefkasten zum digitalen Postfach.
ISO 27001:2022
DuMo verarbeitet alle Dokumente nach höchsten Sicherheitsstandards mit klar geregelten Zugriffskontrollen und einem strukturierten Handling sensibler Unterlagen.
Jetzt E-Mails und Papier-Post digitalisieren – mit DuMo als Digitalisierungspartner
Optimieren Sie Ihre Kommunikation, automatisieren Sie Ihre Workflows und schaffen Sie die Grundlage für medienbruchfreie Arbeitsabläufe im Büro. Mit DuMo digitalisieren Sie Ihre Post – sicher, effizient und zukunftsorientiert, ganz nach Ihren Bedürfnissen.
Lassen Sie uns gemeinsam Ihre digitale Poststelle gestalten.
Kontaktieren Sie uns für eine unverbindliche Beratung oder ein individuelles Lösungskonzept und machen Sie den nächsten Schritt in Richtung smarter Dokumentenverarbeitung.
Häufige Fragen zur Digitalisierung von Posteingängen
1
Was genau umfasst die Digitalisierung eines Posteingangs bei DuMo?
Die Digitalisierung des Posteingangs umfasst die vollständige Verarbeitung aller eingehenden Kommunikationskanäle: klassische Briefpost, E-Mails, ePost, Behördenschnitstellen und Online-Portale. Dokumente werden gescannt, per OCR maschinenlesbar gemacht, klassifiziert, indexiert und automatisch an die zuständigen Stellen weitergeleitet.
2
Kann der digitale Posteingang in unser bestehendes ERP- oder DMS-System integriert werden?
Ja. DuMo bietet Schnittstellen zu gängigen Dokumentenmanagementsystemen (DMS), ERP- und CRM-Lösungen. Die Integration ermöglicht es, Rechnungen, Verträge oder Aufträge direkt in Ihre bestehenden Arbeitsabläufe zu übernehmen – ohne Medienbrüche.
3
Wie funktioniert die automatische Klassifizierung und Verteilung von Eingangspost?
Nach dem Scannen werden Dokumente durch intelligente Software automatisch erkannt, kategorisiert und mit Metadaten versehen. Zum Schluss läuft alles über unser professionell geschultes Personal, welches die Qualitätskontrolle umsetzen und freigeben. Über definierte Regeln und Workflows wird die Eingangspost anschliessend an die zuständigen Mitarbeitenden oder Abteilungen weitergeleitet, schnell, zuverlässig und nachvollziehbar.
4
Wie funktioniert die automatische Klassifizierung und Verteilung von Eingangspost?
Nach dem Scannen werden Dokumente durch intelligente Software automatisch erkannt, kategorisiert und mit Metadaten versehen. Über definierte Regeln und Workflows werden sie anschliessend an die zuständigen Mitarbeitenden oder Abteilungen weitergeleitet – schnell, zuverlässig und nachvollziehbar.
5
Wie wird die Datensicherheit bei der Verarbeitung vertraulicher Eingangspost gewährleistet?
DuMo verarbeitet alle Dokumente nach ISO 27001:2022 mit klar geregelten Zugriffskontrollen und einem strukturierten Handling sensibler Unterlagen. Physisch heikle Dokumente können auf Wunsch nach der Verarbeitung sicher an Sie zurückgesendet werden.
